A manutenção de documentos é uma exigência fundamental na gestão de preços de transferência, sendo essencial para garantir que as transações intercompanhias sejam realizadas conforme a legislação vigente.
O contribuinte deve manter organizado os documentos de suporte que comprovem a aplicação das normas fiscais de preços de transferência.
Estes documentos devem ser disponibilizados à autoridade fiscal quando solicitado, acompanhados de traduções, quando necessário.
Além disso, a autoridade fiscal tem o direito de solicitar a reprodução de consultas realizadas em sistemas ou bases de dados utilizados para selecionar os comparáveis, assegurando a transparência e conformidade das práticas adotadas.
Obrigação de manutenção contínua dos documentos de suporte
De acordo com a norma federal, o contribuinte tem a responsabilidade de organizar e manter os documentos de suporte que comprovam a aplicação das normas de preços de transferência no momento em que as transações são realizadas.
Essa obrigação é essencial para garantir a conformidade com a legislação tributária e facilitar a fiscalização por parte da autoridade fiscal, caso seja necessário.
A guarda eficiente desses documentos evita problemas futuros em auditorias e fiscalizações.
Exigências para documentos em língua estrangeira
Os documentos de suporte redigidos em língua estrangeira devem ser acompanhados de uma tradução simples para o português, exceto quando estiverem em inglês ou espanhol.
Nesse caso, a tradução será solicitada apenas se requerida pela autoridade fiscal. Esse cuidado com a tradução garante que as autoridades fiscais possam compreender integralmente as transações realizadas, garantindo a transparência na comunicação e análise dos documentos.
Possibilidade de tradução oficial em instruções processuais
Em situações de instrução processual, a autoridade fiscal pode requisitar uma tradução oficial dos documentos por um tradutor público.
Isso garante que, em processos formais, todas as informações dos documentos sejam compreendidas de maneira precisa, cumprindo com os requisitos legais e assegurando a integridade das evidências durante a análise fiscal.
Reprodução de consultas em sistemas ou bases de dados
Quando for solicitado, o contribuinte deve reproduzir, em suas instalações e na presença da autoridade fiscal, as consultas realizadas nos sistemas ou bases de dados utilizadas para a seleção dos comparáveis.
Isso permite que a autoridade fiscal tenha acesso às informações detalhadas e possa verificar a precisão dos dados utilizados na análise de preços de transferência, promovendo maior segurança e confiança no processo de conformidade tributária.
A importância desses documentos
Manter a organização e a documentação adequada das transações controladas e dos métodos de preços de transferência é fundamental para garantir a conformidade tributária e evitar riscos de penalidades.
A fiscalização da autoridade fiscal exige que os contribuintes tenham toda a documentação necessária para comprovar que os preços praticados estão de acordo com as normas estabelecidas.
A boa gestão desses documentos, incluindo a tradução correta de materiais estrangeiros e a reprodução das consultas realizadas nos sistemas de seleção de comparáveis, assegura transparência e segurança jurídica para a empresa.
Conclusão
A manutenção organizada e detalhada da documentação de preços de transferência não é apenas uma exigência legal, mas uma estratégia essencial para proteger sua empresa contra riscos fiscais.
Por isso, se você deseja garantir que sua empresa esteja completamente preparada e alinhada às exigências fiscais, agende uma reunião com nossos especialistas.
Estamos aqui para ajudar a manter sua documentação em conformidade e a sua empresa protegida.
