Existe uma diferença enorme entre preparar a documentação de transfer pricing no momento certo e montá-la correndo quando o fisco bate à porta.
É disso que trata a documentação contemporânea: um princípio simples que, na prática, separa empresas seguras de empresas expostas a riscos desnecessários.
Neste artigo você entende o conceito, por que ele importa tanto e como incorporá-lo à rotina da empresa.
O que será abordado
O que é documentação contemporânea?
Documentação contemporânea é aquela preparada em paralelo às transações e ao fechamento do exercício, e não reconstruída meses depois, quando surge uma fiscalização.
A ideia é que a análise de preços de transferência acompanhe a realidade econômica no momento em que ela acontece, refletindo as decisões e os dados daquele período.
Esse princípio é reconhecido internacionalmente pelas Diretrizes da OCDE e faz parte da lógica das boas práticas de documentação.
Por que a documentação contemporânea reduz riscos
- Evita reconstruções apressadas que geram erros e inconsistências.
- Garante que os dados usados sejam os efetivamente disponíveis no período.
- Fortalece a defesa da empresa, mostrando planejamento e boa-fé.
- Facilita a resposta a intimações, que exigem apresentação em até 90 dias.
Documentação contemporânea no contexto brasileiro
Com a Lei nº 14.596/2023 e a IN RFB nº 2.161/2023, o Brasil passou a exigir Arquivo Local e Arquivo Global das empresas acima dos limites de transações controladas.
A documentação deve ser preparada anualmente e mantida atualizada, tratando a contemporaneidade não como um detalhe, mas como parte da própria obrigação.
Na prática, isso significa que a empresa não deve esperar a intimação para começar. O ideal é ter os documentos prontos após o fechamento do exercício e alinhados com a ECF.
Como manter a documentação sempre contemporânea
- Integre a preparação da documentação ao calendário de fechamento contábil.
- Atualize a análise funcional e os benchmarks a cada ano-calendário.
- Registre as decisões e premissas no momento em que são tomadas.
- Concilie os números com as demonstrações financeiras assim que elas ficam prontas.
- Organize os arquivos por ano, prontos para o e-CAC.
Conclusão
A documentação contemporânea é uma mudança de postura: sair da lógica de reagir para a lógica de antecipar. Empresas que adotam esse princípio ganham tranquilidade e reduzem significativamente o risco em fiscalizações.
Para entender as boas práticas internacionais, vale consultar as Diretrizes de Preços de Transferência da OCDE. E acompanhe o blog da Transfer Pricing Digital para dicas de rotina de documentação.
